3Sと生産性との関係って、確かに密接でした

昨日に引き続き、「大量の○○を××する作業系の仕事」やその他諸々を作ったり考えたりな事務所でのおしごとを。

昨日のブログを書いていたときはやり方が分からず、「こりゃあど根性で2000個のファイル名コピペやるか･･･でもなぁ」という感じでしたが、一旦ファイル名を全部Excelにコピペして、【LEFT関数】で必要な部分だけ抜き出して、さてここから何かできないかな？と調べたらこちらのサイトが。

Finder・Excelリストでファイル名変更 | カタログ/パンフレット制作ならタクトシステム 東京（新宿）

見ながら作業して･･･できたー！

こうして作った2000個のイラレファイル（アートボードが４つ）に、それぞれ別の××を貼り付けて→それをjpgに書き出して→それぞれのフォルダに移動して（この辺は昨日スマートフォルダを作ったので、1箇所に書き出すと勝手にやってくれるようになっている）、イラレファイルも保存。

という作業なんですが、ど根性でやっていたときは1セット作るのに3分かかっていた作業が、1分にまで短縮！【3倍の業務効率】って何気にスゴいですよね。

その3倍の業務効率にするために他に工夫したのが、

• 進捗と現状が一目で分かるようにウインドウの位置を調整
• メニューバーから操作しないとできなかった機能にショートカット割り当て
• アイコンと文字の大きさを大きくし、視認性の向上
• 「1日に○○個」ではなく、10個＝1セットとし、スキマ時間に2セットやって･･･といった感じの作業の進め方に変更

など。取り入れるとぐんぐん作業効率が良くなっていくのが分かり、作業そのものよりこの【改善のプロセス】が面白くなってきてしまいまして･･･。

もはや3Sに取り組む製造業のイメージで、手直しを繰り返して現在の作業レイアウトにいたると。

３S＝整理・整頓・清掃（清潔・躾を足して５S）は、大まかにいうと「アレどこに行った？」というような探す時間などのムダを省いて生産性を上げる＝業績・売上を上げるという考えのもと、製造業を中心にその考え方が広まった（トヨタ式カイゼンとかと合わせて伝えられたりしています）なんてものです（･･･って認識で大丈夫かな？）。

分かりやすく（状況などを一目で確認できるように）ウインドウの並びを整えたり、作業をするにあたって必要のないものは隠したりなどをしたことで、集中しやすいし状況が分かりやすい。特にこの手のルーティンな作業を繰り返す場合、途中でどこまでやったか分からなくなるんですよね。

で「どこまでやった？」を振り返らないで済むのはこんなにも作業がスムーズになるのかと。

大きな発見でしたね。日頃あまり作業効率って考えていなかったんですが、この辺の工夫で仕事のやりやすさが変わるのを実感したので、他の各種業務にも活かそうかと。